Réponse à appel d’offres : la présentation de l’entreprise
Etape structurante dans la rédaction de votre réponse à appel d’offres, la présentation de votre entreprise représente la véritable carte d’identité de votre structure. Elle doit permettre au lecteur de comprendre, en quelques paragraphes, les éléments-clé de votre entreprise (chiffres, activités, secteurs d’activités, références clients, démarche RSE, certifications…).
La présentation doit être suffisamment détaillée, sans pour autant être un inventaire précis. Elle doit donner envie, être dynamique et apporter au lecteur une bonne vue macro de votre entreprise et de vos différenciants.
Vous trouverez ci-dessous les différentes parties à travailler :
1. Raison d’être de l’entreprise
- Définir la raison d’être : La raison d’être est le fondement de l’identité de l’entreprise. Il est conseillé de formuler une raison d’être qui résonne avec les objectifs et les valeurs des projets pour lesquels vous allez candidater.
- Conseil : la raison d’être doit être la plus simple possible et doit parler à vos lecteurs. Les raisons d’être les plus percutantes sont souvent constituées de très peu de mots.
2. Les valeurs de l’entreprise
- Sélectionner 3 à 5 valeurs clé : Les valeurs de l’entreprise peuvent être un critère d’évaluation implicite dans les appels d’offres. Les donneurs d’ordre cherchent des partenaires qui partagent leurs convictions et leur culture d’entreprise. Le business est avant tout une relation humaine. Le client doit se sentir en confiance et être convaincu que vous serez le partenaire avec lequel il sera le plus facile de collaborer pour, d’une part, apporter la qualité de services adéquate et d’autre part, pour lui apporter la réactivité et le support nécessaire en cas de problèmes / dysfonctionnements.
- Conseil : choisir les valeurs les plus pertinentes pour le projet et de les illustrer par des exemples concrets d’actions ou de comportements au sein de votre entreprise. Cela permettra d’éviter les valeurs « tarte à la crème ».
3. Les chiffres-clés
- Sélectionner les chiffres pertinents : Les chiffres-clés doivent être sélectionnés pour démontrer la solidité financière, la capacité opérationnelle, l’expérience et l’efficacité de votre entreprise.
- Conseil : ces chiffres doivent être présentés de manière claire et visuelle (tableaux, infographies) pour capter rapidement l’attention du lecteur. Par exemple, un graphique montrant la croissance du chiffre d’affaires peut être plus parlant qu’un simple chiffre.
4. Cas d’usage
- Proposer des cas d’usage : ce sont des exemples pratiques de cas que vous avez déjà rencontrés et que vous avez sû solutionner avec brio. C’est un élément de réassurance très puissant pour l’acheteur.
- Conseil : Sélectionnez les cas d’usage les plus proches de la problématique exprimée par le donneur d’ordre dans son cahier des charges. Si vous n’avez pas géré complètement le même cas d’usage, mettez en avant des retours d’expérience chez un concurrent du donneur d’ordre ou dans le même secteur d’activité ou encore sur des tailles de projets similaires. Le donneur d’ordre cherche à être rassuré sur votre capacité à faire dans son contexte bien précis.
5. Références Client
- Proposer des cas d’usage : ce sont des exemples pratiques de cas que vous avez déjà rencontrés et que vous avez sû solutionner avec brio. C’est un élément de réassurance très puissant pour l’acheteur. Une présentation de vos références selon 3 blocs « Contexte / Enjeux du client », « Missions menées », « Résultats obtenus » fait mouche à chaque fois !
- Conseil : Créez un « book » de références dans lequel vous pourrez piocher lorsque vous répondrez à un appel d’offres. Rangez-les par secteur (marché public, industrie, banque / assurance) et par nature des missions / prestations menées. Cela vous permettra de choisir facilement les fiches pertinentes à chaque réponse à appel d’offres en fonction du secteur d’activité du client et de la problématique exposée au cahier des charges.
6. Certifications
- Lister l’ensemble de vos certifications : cela renforcera la crédibilité de votre offre ainsi que l’évaluation qualitative de votre offre
- Conseil : Insérez en annexe une copie de vos certifications tout en étant vigilant sur la dates de validité des certificats. Si vous n’avez aucune certification, peut-être avez-vous rédigé des livres blancs ou peut-être animez-vous une communauté d’experts ?
7. Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE)
- Présenter les engagements RSE : Incluez des informations sur les engagements en matière de RSE, notamment les politiques en matière d’environnement, de diversité, d’inclusion, et les initiatives sociales…
- Conseil : Le critère RSE prenant une importance grandissante dans l’analyse des réponses à appels d’offres, notamment dans les secteurs publics et grands comptes. nous vous recommandons de montrer des résultats mesurables ou des témoignages concrets des actions de votre entreprise en matière de RSE. Même pour une petite entreprise, si vous cherchez bien, vous avez nécessairement mis en place des choses (ex : limitation ou suppression des impressions, mise en place de mugs en remplacement des gobelets plastiques…)
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