Dans ce nouvel article, nous vous proposons de vous partager notre méthodologie de travail de co-construction du mémoire technique avec nos clients.
Mais avant de rentrer dans le vif du sujet, il est important de rappeler quelques fondamentaux.
- On ne rédige pas un mémoire technique pour le plaisir d’écrire des pages ou des slides. Ce document doit servir les intérêts d’une stratégie commerciale. Et cette stratégie commerciale est simple : générer du chiffre d’affaires récurrent en répondant à des appels d’offres.
- Le mémoire technique est magique car il peut être utilisé pour répondre à un marché public mais également pour adresser un marché privé. Il faut donc percevoir ce livrable comme un précieux sésame, réutilisable à des maintes reprises, vous permettant d’adresser de nombreux secteurs d’activités, de mettre en avant votre savoir-faire, vos éléments différenciants, d’expliquer votre méthodologie de travail de manière détaillée et intelligible. Le but ultime : vous mettre en capacité de gagner des nouveaux business, qui sont généralement des contrats récurrents sur plusieurs années, limitant ainsi, votre effort de prospection (que nous adorons tous ).
- Rédiger un mémoire technique de qualité prend du temps. Il ne faut surtout pas le négliger. Si vous n’avez pas de temps à consacrer car débordé par des urgences opérationnelles. Si vous ne bloquez pas de réelles plages de travail dans votre agenda pour travailler sur le fond, alors attendez, c’est que ce n’est pas le bon moment !
En revanche, si :
- Vous avez envie de structurer votre approche commerciale en systématisant vos réponses à appel d’offres ciblés
- Vous avez envie de générer du chiffre d’affaires récurrent
- Si vous avez du temps à consacrer à la démarche
- Si vous pouvez mobiliser un peu de budget pour développer un fort retour sur investissement (ROI)
Alors vous êtes prêts pour sauter dans le grain bain !
Mais pour ne pas vous noyer dans la piscine, voici la méthodologie de travail que nous appliquons et qui fait le bonheur et la réussite de nos clients.
Notre accompagnement se fait en 3 étapes :
Etape 1 : Etat des lieux des livrables existants
- Signature d’un accord de confidentialité (NDA). Nous allons échanger sur votre stratégie commerciale et vous allez nous transmettre des documents confidentiels. Pour vous assurer que ces informations ne seront pas divulguées, nous signerons un accord de confidentialité vous protégeant totalement contre des fuites d’informations et de données confidentielles.
- Etude de la documentation commerciale existante. Même si vous n’avez jamais rédigé de mémoire technique (et que l’idée de prononcer le mot génère en vous des boutons ou des maux de tête ), il est rare que vous partiez complètement de zéro. Vous avez nécessairement rédigé des bouts de propositions techniques, réalisé des présentations de votre entreprise ou une plaquette commerciale, monté un site Internet, une page LinkedIn pro…Vous nous transmettez tous ces éléments, nous en faisons une analyse poussée et mettons en avant les points forts et les points d’amélioration sur la base d’un rapport SWOT (Forces / Faiblesses, Opportunités / Menaces).
Etape 2 : Animation d’ateliers de co-construction du mémoire technique
Nous menons au sein de vos locaux 6 ateliers de co-construction (1 demi-journée / atelier). Ces ateliers sont structurés autour de thématiques-clé. Nous vous guidons en proposant un ordre du jour clair et précis. Ces ateliers sont très interactifs (brainstorming, co-construction…). Nous challengeons vos éléments, votre discours dans un but d’amélioration constante. Nous vous aider à vulgariser certains concepts de votre offre qui vous paraissent évidents mais qui sont souvent incompréhensibles pour vos prospects.
- Atelier n°1 : Présentation de votre entreprise et démarche RSE
Dans cet atelier, nous vous aidons à présenter votre entreprise, vos chiffres-clés, vos valeurs, votre raison d’être, vote story-telling, vos certificats, vos références, témoignages clients… Nous recherchons vos différenciants sur le marché face à vos concurrents. Nous nous attelons également à lister toutes vos actions RSE déjà menées ou à venir pour définir les contours de votre Politique RSE (critère de sélection grandissant pour de nombreux clients publics et privés).
- Atelier n°2 : Méthodologie
Cet atelier démarre par la présentation d’un sommaire type c’est à dire le squelette de votre futur mémoire technique.
Il se décompose de 12 grandes parties allant de la note de synthèse jusqu’à la présentation de votre entreprise. Eh oui, on parle d’abord du client et on finit par parler de soi !
Nous définissons un ordre de priorité des parties à traiter en fonction de vos besoins.
- Atelier n°3 : Moyens humains / Cas d’usage client / Comitologie
Cet atelier est consacré, en grande partie, à votre richesse humaine. N’oublions pas qu’un acheteur, malgré les critères objectifs et factuels qu’il analyse, doit être rassuré par les équipes qui vont l’accompagner. Vous devez donc mettre le paquet sur cette partie : vous devez démontrer que vous avez les ressources pertinentes pour l’aider dans son projet, que vous avez les références adéquates (même secteur d’activité, taille de clients comparables…).
Durant cet atelier, nous travaillons également sur la gouvernance, les comités de suivi, le reporting que vous allez proposer à votre client, gage de qualité dans la production de votre mission.
En fonction de votre activité, cet atelier peut être complété par une description de vos moyens techniques (parc machines, outils utilisés, technologies…).
- Atelier n°4 : Contexte et Enjeu Client / Reformulation du besoin / En quoi vous êtes capable de répondre aux enjeux et à la problématique du client ?
La plupart du temps, les enjeux des clients sont les mêmes – efficacité opérationnelle, amélioration de la qualité, réduction des délais, optimisation des coûts, innovation. Durant cet atelier, nous listons les différents points de douleur habituellement constatés par les clients. Nous y répondons avec une réponse claire et différenciante. Là aussi, une trame bien travaillée est un bon point de départ que nous pourrons ajuster en fonction du cahier des charges du client. Cette partie nécessite évidemment une adaptation à chaque réponse appel d’offres.
- Atelier n°5 : Modèle économique / Proposition financière
L’objectif de cet atelier est de rendre compréhensible de tous vos prospects votre modèle économique.
Comme le dit la maxime dans le recrutement « quand il y a un doute, il n’y a pas de doute », votre modèle économique doit être cohérent. Il doit être suffisamment détaillé et décomposé, tout en défendant votre niveau de marge escompté.
Nous balayons chacun des postes de coûts, nous les challengeons et vous apportons un regard éclairé sur votre positionnement tarifaire grâce à plus de 20 ans d’expérience dans le conseil en Achats.
Tous les points de facturation sont évoqués comme les éventuelles options, les frais de déplacement, les exclusions de prise en charge ainsi que les délais de paiement pour veiller à ne pas impacter votre trésorerie.
Nous vous aidons également à répondre selon un format de bordereau de prix imposé par le client final, qui parfois « tord le cou » à votre modèle économique.
- Atelier n°6 : Note de synthèse (executive summary) et « Pourquoi nous choisir ? »
Comme le dit l’adage : « on n’a pas deux fois l’occasion de faire une bonne première impression ». C’est vrai également au niveau du mémoire technique. C’est d’autant plus vrai que plus de 60% des marchés sont attribués à la seule lecture de l’offre écrite (aucune soutenance orale proposée par l’acheteur pour aller « défendre » son offre). La note de synthèse, positionnée en tout début de mémoire technique, doit permettre à un décisionnaire du client n’ayant pas le temps de lire en détail 40 à 60 pages, de comprendre en 2 à 3 pages maximum votre positionnement, vos différenciants, votre méthodologie adaptée à son contexte, vos éléments de réassurance et l’enveloppe budgétaire proposée.
De la même façon, il convient de soigner sa sortie, en synthétisant, en fin de mémoire, une partie « Pourquoi nous choisir ? ». C’est la dernière impression que vous laisserez. En lisant cette conclusion, vous devez avoir convaincu l’acheteur de travailler avec vous !
Etape 3 : Rédaction du mémoire technique / Itérations / Validation
Fort de toutes les idées structurantes établies durant les ateliers, vous pouvez désormais rédiger votre mémoire technique, que nous challengerons / amenderons. A noter qu’il faut à minima 3 versions pour arriver à un livrable abouti. Nous préconisons une rédaction très détaillée dans un format Word. Une fois la version Word stabilisée, vous pourrez alors synthétiser votre mémoire technique dans une version Powerpoint. En fonction de l’acheteur et de ses exigences, vous aurez ainsi le choix de répondre selon l’un des deux formats.
Vous pouvez retrouver des compléments d’explications et des cas d’usages en cliquant sur le lien : https://www.a-a-associes.fr/marches-publics/
